Funkční sklad je jedním z pilířů úspěšného fulfillmentu – ať už provozujete e-shop nebo distribuujete materiály. Bez spolehlivého skladového systému je ale pořádně vratký. Otázkou zůstává, zda investovat nemalé prostředky do pořízení vlastního WMS systému, nebo vsadit na flexibilní outsourcing. V tomto článku vám ukážeme, co obě varianty obnášejí a která z nich dává smysl pro váš typ byznysu.
Co je WMS systém a proč je nepostradatelný?
Warehouse Management System (WMS) je software, který řídí veškeré procesy ve skladu – od příjmu zboží přes jeho uskladnění a vychystání až po expedici a zpracování vratek. Bez funkčního WMS sklad operuje na základě paměti personálu, papírových seznamů nebo tabulek, což s rostoucím objemem zákonitě vede k chybám, zbytečným nákladům a ztrátě přehledu nad zásobami. Moderní WMS systémy tyto problémy eliminují a poskytují přesná data v reálném čase.
Co WMS systém umí?
Než se pustíme do srovnání obou cest, je důležité vědět, co kvalitní WMS systém konkrétně zajišťuje:
- Evidence příjmu a pohybu zboží znamená, že každý kus zboží je od okamžiku naskladnění sledován. Díky tomu víte, kde se fyzicky nachází, v jakém množství a v jakém stavu. Jakákoliv manipulace se v systému okamžitě projeví.
- Správa skladových pozic umožňuje efektivní využití skladové plochy. Systém přiděluje zboží optimální pozici a při vychystávání naviguje personál nejkratší trasou.
- Řízení vychystávání a expedice snižuje chybovost zásilek. Skladník dostane přesný pokyn, co vzít, odkud a v jakém množství, bez spoléhání na paměť.
- Sledování šarží, expirace a FIFO je povinností pro firmy skladující potraviny, kosmetiku nebo drogerii. WMS systém to hlídá automaticky a vydává zboží vždy ve správném pořadí.
- Auditní stopa umožňuje zpětně dohledat, kdo a kdy s jakým zbožím manipuloval. V kombinaci s kamerovým systémem při balení zásilek máte při každé reklamaci k dispozici přesný záznam.
Vlastní WMS systém nebo outsourcing?
Volba je zdánlivě jednoduchá – buď si WMS pořídíte, nebo ho získáte jako součást služeb logistického partnera. Každá cesta ale má jiné dopady na váš čas, kapitál a provozní flexibilitu. Podívejme se na to blíže:
Vlastní WMS
Vlastní WMS systém si můžete pořídit ve dvou základních formách: nákup hotové licence, nebo vývoj systému na míru.
Jednorázové náklady jsou zpravidla výrazné. Zahrnují cenu licence nebo vývoje, implementaci, přizpůsobení systému vašim procesům, hardware (servery, čtečky, tiskárny) a prvotní zaškolení personálu. U středně pokročilých řešení se bavíme o statisících korun, u enterprise systémů na míru o milionech.
Průběžné náklady bývají podceňovány stejně jako u vlastního skladu. Roční správa, aktualizace systému, IT podpora a řešení výpadků – to vše stojí čas a peníze bez ohledu na to, kolik objednávek daný měsíc odejde.
Čas na implementaci je dalším faktorem. Nasazení WMS systému může trvat týdny až měsíce. Po dobu implementace sklad funguje v omezeném režimu nebo paralelně na dvou systémech, což zvyšuje riziko chyb.
Závislost na dodavateli je riziko, které se projevuje v dlouhodobém horizontu. Pokud dodavatel systém přestane rozvíjet nebo zvýší ceny za údržbu, jste v nevýhodné pozici – přechod na jiný systém je nákladný a časově náročný.
Vlastní WMS tedy dává smysl především pro velké firmy s vlastním IT oddělením, stabilním a vysokým objemem operací a specifickými požadavky na procesy, které žádné hotové řešení nepokryje.
Outsourcing WMS systému
Při outsourcingu logistiky k prověřenému 3PL partnerovi získáte přístup k plně funkčnímu WMS bez jediné koruny vstupní investice. Systém je součástí služby a jeho náklady jsou zahrnuté v ceně za skladování a expedici.
Nulová vstupní investice znamená, že kapitál, který byste jinak vložili do licence a implementace, zůstává ve vašem byznysu. Pro malé a střední e-shopy to může být rozhodující argument.
Aktualizace a rozvoj systému jdou za partnerem a vy neřešíte, zda váš WMS podporuje nový formát štítků od dopravce nebo novou verzi API vašeho e-shopu.
Datové napojení na e-shop, ERP nebo dopravce je součástí služby. U nás nabízíme flexibilní propojení dat od jednoduchého webového rozhraní zdarma až po plné API napojení bez nutnosti vlastní IT implementace.
Další výhodou je škálovatelnost – v sezóně systém zvládne vyšší objem bez dodatečných nákladů na licence nebo hardware a mimo sezónu platíte méně, protože náklady kopírují skutečný objem operací.
V rámci našich služeb provozujeme vlastní WMS systém včetně kamerového záznamu balení zásilek, přesného skenování zboží na EAN a auditní stopy každé manipulace. To vše máte k dispozici bez jednorázové investice do technologie.
Srovnávací tabulka
Podívejte se na jednoduchý přehled nejdůležitějších kritérií pro výběr toho správného řešení:
Hybridní model, tedy vlastní WMS systém pro část operací a outsourcing pro zbytek, je rozumným přechodným řešením při expanzi nebo přechodu na nové trhy.
Na co se zeptat před rozhodnutím?
Než se rozhodnete pro vlastní nebo outsourcovaný WMS, položte si těchto pět otázek:
- Jak rychle potřebuji systém zprovoznit a kolik času mám na implementaci?
- Mám interní IT kapacity na provoz, údržbu a rozvoj vlastního systému?
- Jak stabilní a předvídatelný je objem mých skladových operací?
- Jsou moje procesní požadavky natolik specifické, že je hotové řešení nepokryje?
- Chci se v příštích letech soustředit na logistiku, nebo na rozvoj byznysu?
Podle odpovědí se snadno rozhodnete, které řešení je pro vás to pravé. Správný WMS systém je totiž ten, který odpovídá vašim aktuálním potřebám a roste spolu s vámi.
Chcete vědět, jak by outsourcing logistiky včetně WMS vypadal konkrétně pro váš provoz? Kontaktujte náš tým a připravíme vám nezávaznou nabídku.
